Estabelecer as diretrizes para a realização das doações e patrocínios da MERCO INTELIGENCIA LOGISTICA LTDA, a fim de garantir que essas contribuições ocorram com o mais elevado padrão de transparência, integridade e legalidade.

Esta Política deve ser de conhecimento e cumprida por todos, especialmente por aqueles que tenham alçada para solicitar, deliberar e gerir doações e patrocínios.

Para fins desta Política, alguns termos devem ser entendidos da seguinte forma:

• Agente Público: quem exerce função pública, de forma temporária ou permanente, com ou sem remuneração, por eleição, nomeação, designação, contratação ou qualquer forma de investidura ou vínculo, mandato, cargo, emprego ou função pública. Equipara-se a agente público quem trabalha para empresa prestadora de serviço contratada para a execução de atividade típica da administração pública.
• Due Diligence: procedimento metódico de análise de informações e documentos com objetivo predeterminado de conhecer a organização com a qual a empresa pretende se relacionar e interagir.
• Patrocínios: é o pagamento de valores financeiros ou permuta de bens e serviços a uma instituição ou evento organizado por terceiro, no intuito de divulgar sua marca e estreitar a comunicação da empresa com seus clientes, fornecedores e com a sociedade.
• Pessoas Politicamente Expostas: são os agentes públicos que desempenham ou tenham desempenhado, nos últimos cinco anos, cargos, empregos ou funções públicas relevantes, assim como seus representantes, familiares e estreitos colaboradores, conforme definição do Conselho de Controle de Atividades Financeiras, Resolução nº 16.
• Organizações Sem Fins Lucrativos: são organizações de direito privado, dotadas de personalidade jurídica e que visam à consecução de um objetivo comum a seus membros, objetivo este que não pode ser o lucro.

As contribuições de doações e patrocínios serão realizadas com o mais elevado padrão de transparência, integridade e legalidade.

No intuito de garantir que as doações com fins de responsabilidade social ocorram com o mais elevado padrão de transparência, integridade e legalidade esta Política institui as seguintes diretrizes.

A área externa e independente de “Compliance” da MERCO INTELIGENCIA LOGISTICA LTDA, exercida por profissional habilitado pela LEC - Legal, Ethics & Compliance, será responsável por selecionar, validar e gerenciar as doações com fins de responsabilidade social a serem feitas para organizações sem fins lucrativos.

Essas doações com fins de responsabilidade social podem ocorrer em diferentes modalidades, seja através de contribuições financeiras, programas solidários, voluntariado, esporte, lazer, projetos profissionalizantes, entre outros.

São vedadas que as doações sejam oferecidas, prometidas ou concedidas com a finalidade de se obter vantagem inadequada ou influenciar a ação de qualquer pessoa, seja agente público, fornecedor, terceiro, dentre outros, independentemente da idoneidade da organização a ser favorecida.

São vedadas doações para organizações sem fins lucrativos que tenham algum histórico de envolvimento com corrupção ou fraude.

São vedadas doações para organizações que sejam administradas, direta ou indiretamente, por pessoas politicamente expostas ou por agentes públicos, que tenham suas atividades relacionadas com o negócio da MERCO LOGISTICA, no intuito de evitar situação que gere potencial conflito de interesse, em observância as regras previstas no Código de Ética e Conduta da empresa.

Caso uma organização a ser beneficiada seja administrada por pessoas politicamente expostas ou por agentes públicos, mas suas atividades não possuam relação com o negócio da MERCO LOGISTICA, a doação será possível, desde que seja realizada uma due diligence integridade e parecer pelo profissional de Compliance.

São vedadas doações para organizações em que colaboradores da MERCO LOGISTICA ou seus parentes de primeiro grau possuam algum tipo de participação societária e/ou poder de gestão, no intuito de evitar situação que gere potencial conflito de interesse.

A MERCO LOGISTICA submeterá a possível organização beneficiada a uma verificação prévia e periódica a ser efetivada pela sua área de Compliance.

Essa verificação ocorrerá por meio de uma due diligence integridade tanto da organização e como de seus administradores no intuito de assegurar a aderência aos requisitos desta Política.

Com fundamento na análise realizada, a área de Compliance irá emitir parecer e em situações críticas poderá enviar este parecer para deliberação do Comitê de Ética sobre a aprovação ou rejeição da doação com fins de responsabilidade social.

A MERCO LOGISTICA se compromete a realizar o monitoramento contínuo da efetividade das doações e ações sociais realizadas às organizações sem fins lucrativos.

As doações serão feitas diretamente às pessoas jurídicas mediante depósito em conta bancária de titularidade das referidas organizações beneficiadas, salvo nos projetos de chamamento público que permitam expressamente em edital a possibilidade de participação de pessoas físicas.

Todas as doações deverão estar devidamente documentadas para atestar a lisura com que são procedidas.

Os contratos firmados com as instituições beneficiadas devem conter a cláusula anticorrupção que resguarda a MERCO LOGISTICA caso a outra parte se envolva em violações das normas da Lei Anticorrupção (Lei nº 12.846) que possam impactar em sua reputação.

Os contratos firmados também devem conter a cláusula de integridade na qual recomendam que as organizações beneficiadas se submetam às previsões do Código de Ética e Conduta da MERCO LOGISTICA e se comprometam com a ética na atuação de suas organizações como contrapartida da doação.

A MERCO LOGISTICA se faculta ao direito de realizar doações com fins de estabelecer relação institucional, seja por meio de cooperação, parceria ou apoio a entidades culturais, científicas, educacionais e públicas, desde que estejam de acordo com os objetivos estratégicos e valores da empresa.

As doações com fins institucionais podem ocorrer por diversas modalidades, como:

• materiais inservíveis, sem uso ou obsoleto, do patrimônio da MERCO LOGISTICA;
• materiais de consumo ou insumo adquiridos especificamente para fins de doações;
• contratação de serviços para fins de doações;
• valores financeiros.

As solicitações de doações institucionais devem ser documentadas e direcionadas à área externa de Compliance responsável por validar se o objetivo e a finalidade da doação estão de acordo com a estratégia de negócio e valores da MERCO LOGISTICA.

As solicitações de doações para entidades públicas deverão ser solicitadas mediante ofício assinado pelo agente público responsável pela gestão da doação solicitada, que deve informar o objetivo, a finalidade e a destinação do recurso.

Após o recebimento da solicitação de doação, a área externa de Compliance submeterá a possível entidade beneficiada a due diligence de integridade a ser feita por esta no intuito de verificar os riscos e impactos relacionados às regras de Compliance e anticorrupção, conflito de interesses e a aderência a esta Política.

Com fundamento na análise realizada, a área de Compliance irá emitir parecer e, em situações críticas, poderá enviar este parecer para deliberação do Comitê de Ética sobre a aprovação ou rejeição da doação com fins institucionais.

As entidades beneficiadas, sejam elas públicas, privadas ou mistas, deverão comprovar a aplicação e efetividade da doação recebida por meio de procedimento de prestação de contas.

As doações para entidades públicas só serão efetuadas se estiverem em conformidade com as diretrizes do Código de Ética e Conduta e da Política Anticorrupção.

A MERCO LOGISTICA não realiza doações a partidos políticos, candidatos a cargos eletivos, comitês de campanhas, coligações ou a pessoas físicas ou jurídicas relacionadas, conforme estabelecido no Código de Ética e Conduta e na legislação eleitoral vigente.

A MERCO LOGISTICA respeita a participação de colaboradores em atividades políticas, desde que sejam sempre em caráter pessoal, fora do expediente de trabalho e em observância às diretrizes do Código de Ética e Conduta.

No intuito de garantir que os patrocínios ocorram com o mais elevado padrão de transparência, integridade e legalidade, a MERCO LOGISTICA institui as seguintes diretrizes.

A empresa tem a prerrogativa de patrocinar diversas entidades e projetos com o objetivo de promover e intensificar o conhecimento de sua marca e estreitar a comunicação com seus clientes, fornecedores e com a sociedade.

Diversas áreas podem indicar sugestões de entidades e projetos a serem patrocinados pela MERCO LOGISTICA, e a área externa de Compliance, em conjunto com a diretoria, será responsável por deliberar, formalizar e gerir os patrocínios.

São vedadas que as contribuições de patrocínios sejam oferecidas, prometidas ou concedidas com a finalidade de se obter vantagem inadequada ou influenciar a ação de qualquer pessoa, seja agente público, fornecedor, terceiro, dentre outros, independente da idoneidade da entidade a ser favorecida.

São vedadas as contribuições de patrocínios para entidades que tenham algum histórico de envolvimento com corrupção ou fraude.

São vedadas as contribuições de patrocínios para entidades que sejam administradas, direta e indiretamente, por pessoas politicamente expostas ou por agentes públicos, que tenham suas atividades relacionadas com o negócio da MERCO LOGISTICA, em cumprimento às regras de conflito de interesse previstas no Código de Ética e Conduta.

Caso uma entidade a ser beneficiada seja administrada por pessoas politicamente expostas ou por agentes públicos, mas suas atividades não possuam relação com o negócio da MERCO LOGISTICA, a doação será possível, desde que aprovada pela área de Compliance.

A área de Compliance submeterá a possível entidade beneficiada a uma verificação prévia e periódica a ser efetivada por tal área, que realizará uma due diligence da entidade e de seus administradores no intuito de verificar a aderência aos requisitos desta Política.

Com fundamento na análise obtida, a área de Compliance emitirá parecer à diretoria e, em situações críticas, poderá enviar este parecer para deliberação do Comitê de Ética sobre a aprovação ou rejeição do patrocínio.

Será realizado monitoramento contínuo pela área de Compliance no intuito de verificar se o valor aplicado de patrocínio está cumprindo os objetivos de sua realização.

As contribuições de patrocínio serão feitas diretamente às pessoas jurídicas mediante depósito em conta bancária de titularidade das referidas entidades beneficiadas, salvo quando o patrocínio for para atleta, podendo ser na conta bancária da pessoa física. Todos os patrocínios serão divulgados anualmente no site da MERCO LOGISTICA, quando efetuados.

Os contratos firmados com as entidades beneficiadas devem conter a cláusula anticorrupção que resguarda a MERCO LOGISTICA caso a outra parte se envolva em violações das normas da Lei Anticorrupção (Lei nº 12.846) que possam impactar em sua reputação.

Os contratos firmados também devem conter a cláusula de integridade na qual recomendem que as entidades beneficiadas se submetam às previsões do Código de Ética e Conduta da MERCO LOGISTICA e se comprometam com a ética na atuação de suas organizações como contrapartida da doação.

A MERCO LOGISTICA manterá um plano de comunicação e treinamento periódico e constante para seus colaboradores com o intuito de divulgar e conscientizar sobre a importância do cumprimento das regras da Política de Doações e Patrocínios.

É de responsabilidade de todos os líderes que estão à frente dos negócios e atividades desenvolvidas pela MERCO LOGISTICA, mas não a estes limitada, divulgar o conteúdo desta política e conscientizar colaboradores, parceiros, subagentes, terceiros nomeados/contratados, prestadores de serviço, fornecedores, e/ou qualquer “player” que de alguma forma mantenha negócios ou participe das atividades desenvolvidas pela MERCO LOGISTICA, sobre a necessidade e importância de sua observância, incentivando-os a apresentar dúvidas ou preocupações com relação a sua aplicação.

Quaisquer situações, exceções e/ou esclarecimentos sobre a aplicação desta Política poderão ser enviadas pelo canal de comunicação disponível no site, que será respondido pela área externa de Compliance da MERCO LOGISTICA.

É essencial que qualquer pessoa relate imediatamente quaisquer atos ou suspeitas de não conformidade com o Código de Ética e Conduta da MERCO LOGISTICA e esta Política, prevenindo atos de corrupção e preservando a imagem da empresa no mercado e frente a todos colaboradores, parceiros, subagentes, terceiros nomeados/contratados, prestadores de serviço, fornecedores, e/ou qualquer “player” que de alguma forma mantenha negócios ou participe das atividades desenvolvidas pela MERCO LOGISTICA.

Nesse sentido, disponibilizamos o canal de Compliance externo e independente da MERCO LOGISTICA: slouzada@adv.oabsp.org.br.

Este canal poderá ser acessado também no site www.mercologistica.com.br, no link “compliance”, destinado única e exclusivamente a assuntos inerentes a esta política. O recebimento da denúncia terá análise estrita por profissional externo especializado em “compliance”, advogado, para conclusão do direcionamento a ser dado ao assunto, garantindo ainda mais confidencialidade e segurança.

Não é necessário se identificar ao utilizar o canal, mas é fundamental agir com responsabilidade ao efetuar relatos, que devem ser consistentes e verídicos. Não haverá qualquer retaliação para o colaborador que utilizar o canal.

Sem exceção, todos os incidentes informados de suspeitas de violação desta política serão investigados imediatamente e de forma apropriada. Se, depois da investigação, verificar-se que ocorreu uma conduta que infringe as regras desta política, serão tomadas medidas corretivas imediatas e exemplares, sempre de acordo com as circunstâncias, gravidade e a lei aplicável.

Qualquer colaborador, terceiro ou parceiro que viole qualquer disposição desta política, após a devida apuração, estará sujeito a sanções disciplinares previstas no Código de Ética e Conduta da MERCO LOGISTICA, listadas abaixo:

• Advertência por escrito;
• Suspensão;
• Demissão por justa causa;
• Exclusão do parceiro, subagente, terceiro nomeado/contratado, prestador de serviço, fornecedor, e/ou qualquer “player” que de alguma forma mantenha negócios ou participe das atividades desenvolvidas pela MERCO LOGISTICA;
• Ato administrativo ou ação judicial cabível.

Cabe aos colaboradores da MERCO LOGISTICA cumprir com todas as disposições desta Política e assegurar que todos os terceiros e parceiros de seu relacionamento sejam informados sobre seu conteúdo.

A adesão é obrigatória para todos os colaboradores e deverá ser feita através da assinatura do Termo de Compromisso com a presente Política.